Vásárolj egy olyan naptárat, amiben van hely a teendőid felsorolására. Egyes naptárak heti, mások napi, megint mások órai lebontásra adnak lehetőséget. Ha akarsz, természetesen használhatsz jegyzetfüzetet is.
Állíts fel fontossági sorrendet az elvégzendő feladatok között, majd hagyj elég időt ezek elvégzésére. Ne feledkezz meg az utazási idő bekalkulásáról sem!
Próbáld meg a kiegészíteni a felsorolást a fontosság jegyében. Ezt megteheted például úgy, hogy egy „A” betűt biggyesztesz azok a tételek mellé, amiket az első körben még ma el kell végezned, „B” jelzést azok mellé, amiket még holnap előtt meg kell tenni, s „C”-t azok mellé, amiket a héten kell elvégezned; elküldened, vagy elkezdened.
Amennyiben nagyon ragaszkodsz a menetrendedhez, és nem tudsz alkalmazkodni a nem várt helyzetekhez, az a későbbiekben veszélyforrást jelenthet.
Mérd le a napi terveidet és állandó elfoglaltságaidat és hangold össze a napirended előrehaladásával.
Tervezéskor számolj plusz időt valamennyi feladatra. Mindig inkább becsüld túl, hogy mennyi ideig fog tartani, így nem érhet kellemetlen meglepetés. Tervezéskor az idő plusz 25%-ával kalkulálj, vagyis ami 4 percig tartana, arra számolj 5-öt, ami 8-ig, arra 10-et. Ezek az extra percek összeadódnak, és megóvnak a késéstől.
Jelöld meg azokat a pontokat, amiket sikerült már elvégezni. Másként jelölheted azokat a teendőket, amiket el kellett halasztanod, ráér holnapig, esetleg kitörölhető, vagy rábíztad másra (ilyenkor írd fel, hogy kire)
Hagyj egy kis helyet a napirend alján a kevésbé sürgős dolgoknak, amiket ráérsz a hét további részében elvégezni. Ha a 6-os pontban foglaltakat sikerült olyan ügyesen teljesíteni, hogy még maradt aznap szabadidőd, a haladás érdekében ezeket a kevésbé fontos dolgokat még aznap elkezdheted.
Nehogy elfelejtsd az aznapi el nem végzett feladatokat átvinni a holnapi listára!
Igazítsd úgy az ütemterved ha szükséges, hogy teret engedjen a saját életvitelednek és feladataidnak.